Reunião Pós-Assinatura de Contrato

Há sempre uma grande expectativa quanto a celebração de novos contratos. Ansiedade por parte do time de vendas, pressão nas métricas financeiras e diversos outros fatores inerentes a este momento. Após a assinatura o pessoal comemora, mas não podemos esquecer que vem trabalho pela frente.

Para fazer um bom gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) vejo como essêncial a realização de uma “Reunião Pós-Assinatura de Contrato”. Nesta reunião participam todos aqueles que estiveram envolvidos no desenvolvimento do contrato: Executivo, Departamento Jurídico, Gestor de Riscos, Vendas, Área Técnica e quem mais for necessário.

Durante a reunião o contrato todo deve ser analisado profundamente para que dele se tire as informações relevantes a sua execução, tais quais:

• Riscos
• Problemas
• Ações
• Entregáveis (Deliverables)

É importante que durante a reunião, cada um dos ítens, dos tópicos acima identificados, tenham um responsável (owner) designado e um prazo para que as ações sejam tomadas. Desta forma é possível garantir que nenhum aspecto foi deixado de lado, e que, a equipe que for cuidar da execução do contrato está a par de suas obrigações.

Este é o ponta-pé inicial para uma boa gestão contratual, após isso, definir o uso de uma metodologia para gerir cada um desses aspectos deve garantir uma operação com riscos minimizados para a empresa.

Armazenar as minutas e os produtos do trabalho desta reunião (logs de riscos, problemas, etc) é essencial para a gestão do conhecimento. Manter os logs atualizados, além de garantir um bom controle sobre a execução, permitirá a empresa ter uma visão clara do que acontece em cada contrato seu, auxiliando assim em seu processo de tomada de decisões.

A prática da “Reunião Pós-Assinatura de Contrato” não gera grandes custos para as empresas que a emprega, afinal trata-se apenas das horas de seus próprios funcionários, e seus benefícios são bastante compensadores.

Há sempre uma grande expectativa quanto a celebração de novos contratos. Ansiedade por parte do time de vendas, pressão nas métricas financeiras e diversos outros fatores inerentes a este momento. Após a assinatura o pessoal comemora, mas não podemos esquecer que vem trabalho pela frente.

Para fazer um bom gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) vejo como essêncial a realização de uma “Reunião Pós-Assinatura de Contrato”. Nesta reunião participam todos aqueles que estiveram envolvidos no desenvolvimento do contrato: Executivo, Departamento Jurídico, Gestor de Riscos, Vendas, Área Técnica e quem mais for necessário.

Durante a reunião o contrato todo deve ser analisado profundamente para que dele se tire as informações relevantes a sua execução, tais quais:

• Riscos
• Problemas
• Ações
• Entregáveis (Deliverables)

É importante que durante a reunião, cada um dos ítens, dos tópicos acima identificados, tenham um responsável (owner) designado e um prazo para que as ações sejam tomadas. Desta forma é possível garantir que nenhum aspecto foi deixado de lado, e que, a equipe que for cuidar da execução do contrato está a par de suas obrigações.

Este é o ponta-pé inicial para uma boa gestão contratual, após isso, definir o uso de uma metodologia para gerir cada um desses aspectos deve garantir uma operação com riscos minimizados para a empresa.

Armazenar as minutas e os produtos do trabalho desta reunião (logs de riscos, problemas, etc) é essencial para a gestão do conhecimento. Manter os logs atualizados, além de garantir um bom controle sobre a execução, permitirá a empresa ter uma visão clara do que acontece em cada contrato seu, auxiliando assim em seu processo de tomada de decisões.

A prática da “Reunião Pós-Assinatura de Contrato” não gera grandes custos para as empresas que a emprega, afinal trata-se apenas das horas de seus próprios funcionários, e seus benefícios são bastante compensadores.