Gerenciamento de Projetos X Gerenciamento de Contratos

Como sabemos os contratos evoluiram muito de seu surgimento até os dias de hoje. Suas aplicações e propósitos diversificaram-se e hoje abrangem um amplo leque de possibilidades. No âmbito empresarial os contratos de hoje estão muito além dos simples instrumentos de compra e venda do passado. Além disso o boom da terceirização no final da década de 1990 fez com que diversas empresas contratassem novos serviços demandando assim novos contratos.

Por muitos anos a administração destes contratos dentro das empresas era algo legado exclusivamente ao “dono” do contrato (aquele que solicitou o serviço) ou ao departamento de compras. Eram estas mesmas pessoas que negociavam o contrato, em suas condições e claúsulas, acompanhavam os serviços e aprovavam os pagamentos ao fornecedor.

Esta abordagem apesar de prática mostrou-se ineficiente ao longo do tempo, muitos problemas podem decorrer da adoção da mesma. Exemplifico, durante a negociação do contrato muitos dos riscos futuros podem ser mitigados ali mesmo. Uma pessoa sem a devida qualificação técnica ou jurídica pode deixar algum detalhe passar desapercebido e conceber um contrato carregado de vícios.

Um outro exemplo a ser dado é que durante a execução do contrato podem ocorrer situações que por sua vez pode expor a empresa a algum tipo de risco. O mais comum em casos de terceirização de serviços é o risco trabalhista. Por exemplo, sabe o dono do contrato se os encargos trabalhistas referentes ao serviço contratado estão sendo pagos da maneira correta?

Por esses e outros motivos o gerenciamento de contratos precisou saltar para um novo degrau evolutivo. Já não bastava mais a participação do advogado na elaboração do contrato para garantir que o mesmo trancorreria da melhor forma para as partes. Agora é necessário que o contrato seja gerenciado de forma mais efetiva ao longo de sua elaboração, passando pela execução, até o seu encerramento.

Elaboração, execução e encerramento, são nestes conceitos que a gerência de contratos encontra-se com a gerência de projetos e surge o conceito de Contract Lifecycle Management – CLM ou Gestão do Ciclo de Vida de Contratos.

Nesta nova era de gerenciamento uma ampla gama de aspectos passam a ser objeto de controle por parte das empresas em diferentes fases do contrato (Pré-contratação, contratação, execução e encerramento). Durante cada fase dessas controles específicos são traçados visando garantir que o contrato esteja de acordo (em compliance) com os aspectos operacionais, técnicos e legais envolvidos em sua execução.

Segundo o estudo “Contract Management: Optimizing Revenues and Capturing Savings”, feito pelo grupo Aberdeen, 42% das empresas abordadas revelaram que o maior motivador para melhorias na gestão contratual foi a pressão para melhor avaliar e abrandar possíveis riscos envolvidos nas operações. Ainda segundo o mesmo estudo, 65% das empresas alegaram que a adoção do CLM foi responsável por por melhorias na exposição à riscos financeiros e legais.

Outros dados interessantes são que as empresas que adotaram o CLM passaram a ter 68% de seus custos atrelados a contratos, contra 47% nas outras empresas. Além disso empresas com CLM tiveram uma média de 88% de suas transações de acordo com os contratos as outras empresas atingiram apenas 56%.

Estudos como estes expõe a realidade de que cada vez mais a boa gestão contratual pode vir a ser aproveitada como vantagem competitiva pela empresa que a exerce. Outrossim, crises e bolhas financeiras tem demandado que governos adotem leis que exijam maior controle das empresas em suas operações (Sarbanes-Oxley Act entre outros controles).

Por fim podemos resumir como 5 das principais razões ,de se adotar o CLM como metodologia de gerenciamento de contrato, os seguintes fatores:

• Evitar processos judiciais e disputas nas quais você não está de acordo com os termos e condições do contrato.
• Economia financeira.
• Acrescentar mais valor ao serviço entregue a seus clientes.
• Reduzir custos e acelerar o processo de gestão do contrato.
• Transformar os administradores de contrato em gerentes de contratos.

Fatores como esse levam a crer que a área do gerenciamento contratual irá se expandir e desenvolver-se fortemente nos próximos anos sendo um fator essencial para o sucesso empresarial. As companias que ignorarem estes aspectos correm um grande risco de falhar em seus objetivos e de ficarem obsoletas no mercado.

Fonte:
“Contract Management: Optimizing Revenues and Capturing Savings”. Aberdeen Group. May 2007. http://findarticles.com/p/articles/mi_pwwi/is_200705/ai_n19058810.%20Retrieved%20on%202008-07-10.
“Contratos e Sua Evolução”. Gleibe Pretti. DireitoNet. 31/07/2002. http://www.direitonet.com.br/artigos/exibir/827/Contratos-e-sua-evolucao
“Notas sobre a Função do Contrato na História”. Bruno Torquato de Oliveira Naves