Emprego da Gestão de Documentos no Gerenciamento de Contratos

Parece redundante, mas não é, a gestão dos documentos exerce papel fundamental no gerenciamento dos contratos. Inobstante o próprio contrato ser um documento, muitos outros documentos surgirão em decorrência da existência dele (notas fiscais, estudos técnicos, pareceres, atas de reuniões, etc). Ter estes documentos sempre a disposição e organizados de maneira eficiente é essencial para que, o gerente ou administrador do contrato, possa tomar decisões baseadas na informação produzida.

A gestão de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produção, organização, tramitação e uso até a sua destinação final, assegurando, assim, a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor para guarda permanente e a preservação daqueles de valor informativo, probatório ou histórico.

Considerada como um dos maiores avanços da Arquivologia desde seu surgimento como disciplina, no século XIX. A Gestão documental acompanhou a evolução da civilização moderna, esta prática é adotada com a finalidade de reduzir seletivamente, a proporções manipuláveis a massa de documentos, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.

A prática de Gestão Documental foi desenvolvida no findar da Segunda Guerra Mundial, por EUA e Canadá com a finalidade de tornar mais eficiente o uso dos documentos na administração pública. Dava-se início ao que é chamado de “Administração Científica”, que consistia em mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rápida.

Este modelo de administração, calcado na gestão dos documentos, permitia aos países que o adotaram, garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente de forma organizada. Além disso por documentar bem as atividades desenvolvidas era possível garantir uma maior transparência entre Governo e Cidadão.

Estes fatores fizeram com que a iniciativa privada visse na Gestão Documental uma ferramenta estratégica de negócios. Gestão de bens intangíveis (capital intelectual, por exemplo), facilitar a gestão e auxiliar nas tomadas de decisão, foram fatores que levaram esta prática para dentro das empresas.

Hoje a Gestão Documental aliada a tecnologia disponível permite que gerentes e administradores tenham fácil acesso, por meio de internet ou intranet, a documentos que antes ficam arquivados ou apenas guardados dentro da empresa.

Porém a tecnologia da informação não é um fim em si mesmo, trata-se de um conjunto de recursos que auxilia a efetividade e eficiência. A organização sistemática destes documentos, de maneira clara, além de facilitar o acesso aos mesmos, evita com que estes sejam destruídos ou perdidos em armários e gavetas. Por isso o fator humano ainda é essêncial nesta atividade.

Por fim, vemos como vantagens na adoção da prática de Gestão Documental os seguintes aspectos:

• O reconhecimento da informação como um recurso fundamental
• A informação como parte da gestão do capital intelectual
• Transparência
• Facilidade na gestão de documentos (correntes e intermediários)
• Proteção ao histórico de acontecimentos

Dado os fatos, podemos concluir que a gestão de documentos pode, e deve, ser aplicada nos mais diversos setores, públicos ou privados, pessoal ou profissional. Sua execução deve garantir grandes benefícios ao praticante.

Fontes:
Gestão de Documentos: recurso estratégico na modernização dos serviços arquivísticos governamentais, em www.cinform.ufba.br acessado em 30/07/2009.
Gestão de Documentos como ferramenta estratégica de negócios, em www.administradores.com.br acessado em 30/07/2009.
Conceito e prática de gestão de documentos, em www.tudosobreconcursos.com acessado em 30/07/2009.