Como você organiza seus arquivos?

Eu ainda era estagiário na época, a empresa recebeu um Auto de Infração da Receita Federal e precisava se defender. Para que a defesa fosse consistente e nossas chances de sucesso ampliadas houve a necessidade de recorrer ao temido “arquivo morto”, era lá que estavam as DARFs que comprovariam o recolhimento feito pela empresa.

Lembro-me de ter ficado muito feliz ao descobrir que a empresa que nos prestava serviços de arquivagem possuia um sistema on-line para a busca das caixas. Mas, como felicidade de estagiário dura pouco, as caixas estavam identificadas apenas com as seguintes informações:  “Fiscal 1998”, “Controladoria 1Q99” e por ai vai.

Para encontrar as DARFs foi necessário solicitar mais de 30 caixas de arquivo e vasculhar cada uma delas atrás dos documentos. O trabalho, embora exitoso em seu propósito, durou 2 semanas, custou mais do que deveria (horas de trabalho e custo do frete das caixas) e durante meio mês tornou impossível a entrada de outras pessoas no espaço do departamento devido ao volume das caixas. Foi a duras penas que aprendi a necessidade de manter uma boa arquivologia.

Saindo do mundo físico das caixas e papéis, voltemos nossos olhos para os arquivos no nosso computador. A comparação é inevitável. Quantos de nós já não vimos áreas de trabalho repletas de arquivos lá deixados? Ou ainda um diretório com o nome do usuário do computador e milhares de arquivos lá dentro?

Embora o computador tenha facilidades como sistemas de busca de arquivo, organizadores e tudo mais, nomear e organizar os arquivos de forma eficiente pode ajudar e muito na hora de buscar alguma informação.

Aqui vão 13 dicas listadas pelo departamento de Gerenciamento de Arquivos (Record Management Section) da Universidade de Edimburgo na Escócia:

1. Mantenha os nomes curtos, mas com significado.
2. Evite repetições e redundâncias desnecessárias nos nomes de arquivos e seus diretórios.
3. Use letras maiúsculas para delimitar palavras. Não use espaços, pontos ou traços.
4. Quando incluir algum número no nome do arquivo sempre use dois dígitos, a não ser que se trate de um número naturalmente com mais de dois dígitos como um ano por exemplo.
5. Se for usar alguma data no nome do arquivo, sempre utilize a data de trás para frente, com quatro algarismos no ano, dois no mês e dois no dia: AAAAMMDD, AAAAMM ou AAAA-AAAA.
6. Quando for usar um nome pessoal no nome do arquivo, coloque primeiro o Sobrenome, seguido pelas iniciais.
7. Evite usar palavras comuns como “projeto”, “carta”, “contrato” e outras no início do nome do arquivo. A não ser que fazendo isso facilite encontrar o arquivo futruramente.
8. Ordene os elementos no nome do arquivo de forma a facilitar sua localização no futuro.
9. Os nomes de arquivos relativos aos eventos recorrentes devem incluir a data e uma descrição do evento, salvo se a inclusão de qualquer de qualquer um desses elementos tornar-se incompatível com a regra 2.
10. Os nomes de arquivos de correspondência devem incluir o nome do correspondente, uma indicação do assunto, a data da correspondência e se é correspondência recebida ou enviada, salvo se a inclusão de qualquer destes elementos seria incompatível com a regra 2.
11. O nome dos arquivos de anexos de e-mail devem incluir o nome do correspondente, uma indicação do assunto, a data da correspondência, ‘attch’, e uma indicação do número de anexos enviados no e-mail, exceto quando a inclusão de qualquer um destes elementos seria incompatível com a regra 2.
12. O número de versão de um arquivo deve ser indicado no seu nome pela inclusão de ‘V’, seguido do número da versão e, se for caso disso, anotação de “Rascunho” (Draft).
13. Evite utilizar caracteres não-alfanuméricos em nomes de arquivos.

Hoje vemos no mercado muitos softwares com soluções para este problema, entretanto a atuação humana é parte essêncial para que tudo funcione como planejado. Lembrem-se cuidar bem de seus documentos é facilitar suas tarefas futuras.

Você tem mais alguma sugestão de como organizar os arquivos? Deixe nos comentários.

Fontes:

jiscinfonet.ac.uk
nationalarchives.gov.uk
en.wikipedia.org/wiki/Naming_convention
recordsmanagement.ed.ac.uk
meiobit.com